6. Accès au lieu et inspection

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Livreurs d’intrants, transporteurs, représentants autorisés : plusieurs personnes sont susceptibles d’entrer sur le site de production à un moment ou à un autre au cours de l’exé­cution du contrat.

Un avis préalable devra-t-il vous être fourni ? Qui assume les travaux de construction et d’entretien liés à l’accès de votre site, le cas échéant? Quels éléments feront l’objet de l’inspection ? Voici quelques exemples de clauses que l’on retrouve dans un contrat et qui concernent l’accès au site de production et son inspection.

Ainsi, le contrat peut prévoir que le producteur-intégré autorise le producteur-intégrateur à accéder au lieu et à inspecter le site de production en res­pectant certaines modalités. Les parties peuvent notamment préciser :

  • qui exactement aura accès au site (ex. : catégories de personnes);
  • les périodes où pourront avoir lieu les visites (ex. : entre 8 h et 18 h tous les jours, sauf les dimanches et les jours fériés);
  • la fréquence et la portée des inspections (ex. : annuelle, au début et à la fin du cycle de production);
  • l’obligation d’aviser le producteur-intégré ou de convenir d’un rendez-vous (ex. : avis écrit ou verbal au plus tard à 17 h la veille, un certain nombre de jours à l’avance), etc.

Des plans du site, des codes ou des cartes d’accès peuvent également être fournis au besoin.

Le contrat permet aussi d’établir les règles qui devront être respectées par les personnes présentes sur le site (ex. : identification sur demande, ouverture et fermeture des barrières, circulation sur les chemins d’accès spécifiquement identifiés, vitesse maximale à respecter, utilisation de machi­nerie et d’équipements d’un poids inférieur à X kg). Le fait de formuler vos attentes à l’avance par écrit peut permettre d’éviter des frustrations inutiles.

ATTENTION
Si vous constatez que des personnes devront circuler sur une propriété qui ne vous appartient pas, par exemple si vous êtes locataire des terres agricoles ou forestières ou si une partie du site n’est accessible qu’en empruntant une voie d’accès située sur le terrain d’un voisin, vous devrez vous assurer de disposer des autorisations d’accès et de passage nécessaires pour les fins et la durée du contrat de production, incluant la possibilité d’y circuler avec des véhicules et du matériel, le cas échéant (ex. : permission écrite, servitude de passage).

Rappelez-vous que vous devez respecter les règles de biosécurité en vigueur dans votre secteur de production. Ces règles, particulièrement sensibles dans les élevages, visent à limiter les risques d’introduction d’agents pathogènes à l’intérieur d’un site. Elles contiennent souvent des obligations spécifiques par rapport à l’accès au site (ex. : affiche avertissant que l’accès sans autorisation est interdit, signature d’un registre par les visi­teurs à l’entrée).

Le contrat devrait énumérer les protocoles de biosécurité auxquels les parties doivent se conformer. En pratique, ces protocoles de biosécurité sont souvent joints en annexe, mais peuvent évoluer dans le temps.

Les coûts associés à la mise en place et à l’application des règles de biosécurité peuvent certes être importants; ils peuvent toutefois être considérables en cas de non-respect. Le contrat doit prévoir l’engagement des parties à faire respecter ces règles par leurs mandataires, représentants,
administrateurs, employés et sous-traitants. Le contrat doit aussi prévoir qu’à défaut pour le transporteur de se conformer aux règles de biosécurité, le producteur-intégré pourra lui refuser l’accès à son site. La responsabilité des parties en cas de non-respect de ces règles devrait également être précisée.

De manière générale, l’accès au site de production doit être adéquat et sécuritaire. Le contrat prévoit parfois des obligations spécifiques en ce qui concerne l’accès au lieu (ex. : déneigement des voies d’accès jusqu’à la voie publique). À l’occasion, des modifications à la configuration de vos installations peuvent même être requises (ex. : construction de ponceaux, allées d’une largeur supérieure à 20 pieds). Ces exigences doivent toutefois être réalistes par rapport aux contraintes du site de production. Vous devez également vous assurer que vous serez en mesure de vous y conformer (ex. : réglementation municipale). Les coûts associés à la réalisation de ces travaux de construction et d’entretien, s’il y en a, doivent aussi être évalués. Les parties peuvent bien sûr s’entendre sur une forme de répartition de ces frais s’ils le jugent opportun.

Il est également important de préciser à qui incombe la responsabilité des accidents, des bris de machinerie ou des dommages éventuels aux chemins, clôtures ou autres infrastructures résultant d’un droit d’accès prévu au contrat.  Les parties pourront ainsi obtenir les assurances appropriées pour couvrir les risques liés à ces activités.

Le contrat prévoit généralement la possibilité pour le producteur-intégrateur de procéder à des visites d’inspection. Si c’est le cas, il faut spécifier les éléments qui feront l’objet de cette vérification (ex. : liste de bordereaux, formulaires, registres et documents relatifs au contrat de production, nombre de sacs de nourriture vides, de vaccins). Le contrat devrait aussi inclure une clause dans laquelle le producteur-intégrateur reconnaît la confidentialité des renseignements auxquels il a accès dans le cadre d’une inspection et s’engage à ne pas les utiliser, divulguer ou autrement les communiquer à un tiers. Le producteur-intégrateur devrait également avoir l’obligation de faire signer un engagement de confidentialité aux employés et mandataires qui auront accès à ces renseignements.

Il est important que vous soyez présent lors d’une visite d’inspection ou que vous soyez représenté par une personne en qui vous avez confiance et qui est bien au fait du contrat de production. Vous pourrez ainsi répondre aux questions posées par l’inspecteur et l’assister s’il requiert des informations supplémentaires. Cela vous permettra également de faire vos propres constats tout au long de l’inspection et de corriger le tir au besoin (ex. : prise d’échantillons).

Enfin, le contrat peut contenir des dispositions particulières sur la tenue de livres et la comptabilité (ex. : utilisation de logiciels pour l’entrée de données, fréquence d’envoi des rapports). Dans tous les cas, le fait d’avoir une documentation en ordre et à portée de main vous fera gagner du temps si vous faites l’objet d’une inspection.

Selon votre situation, voici des exemples de clauses que vous pouvez ajuster à votre réalité

CLAUSES ACCÈS AU LIEU

  • Le producteur- intégré permet aux représentants autorisés du producteur-intégrateur d’accéder au site de production sous réserve du respect des modalités suivantes. Le producteur-intégrateur doit aviser le producteur-intégré de sa visite et des motifs de cette dernière au moins [ex. : 24 heures à l’avance]. À moins d’une entente contraire entre les parties ou d’une situation d’urgence, les visites ont lieu [ex. : du lundi au vendredi entre 8 h et 20 h].
    L’accès au lieu se fait par l’entrée principale du site de production. Les représentants autorisés du producteur-intégrateur doivent s’identifier sur demande.
  • Le producteur-intégré s’engage, à ses frais, à voir à l’entretien et au déneigement de la voie d’accès reliant le site de production à la voie publique.