11. Durée et renouvellement

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La date d’entrée en vigueur et la durée sont généralement inscrites au contrat.

La date d’entrée en vigueur confirme le moment à partir duquel les parties sont tenues de respecter les droits et obligations prévus au contrat. Celle-ci peut correspondre à la date de la signature. Dans certains cas, elle peut être antérieure ou postérieure à la signature.

La durée du contrat indique la période pendant laquelle les parties sont liées par les termes du contrat. Cette durée peut être fixée dans le temps (ex. : 6  mois, 3 ans); elle peut aussi être déterminée en fonction d’événements précis (ex. : nombre de cycles de production ou de culture, production d’une quantité donnée). La durée du contrat se calcule à partir de la date d’entrée en vigueur.

ATTENTION
La durée du contrat de production, incluant son renouvellement éventuel, devrait aussi prendre en compte la durée des autres contrats nécessaires ou utiles à sa réalisation (ex. : contrat de location de terres agricoles, de machinerie ou d’équipement).

La durée du contrat varie selon le secteur en cause, par exemple selon les usages en vigueur ou en fonction des cycles courts ou longs de production (ex. : culture de légumes par rapport à la production de conifères).

Toute durée de contrat, qu’elle soit courte ou longue, possède des avantages et des inconvénients. Un producteur-intégré peut avoir intérêt à limiter la durée d’un premier contrat de production. Cela peut lui donner l’occasion de mettre à l’essai les termes du contrat et d’y proposer certains ajustements, de mieux estimer le coût de production et les bénéfices qu’il compte tirer du contrat ou encore d’évaluer le degré de compatibilité de la relation d’affaires avec le producteur-intégrateur avant de s’engager à plus long terme. Dans tous les cas, le producteur-intégré devrait favoriser une durée de contrat qui prend en considération ses besoins et ses objectifs tout en lui permettant d’atteindre un certain seuil de rentabilité.

Si les parties se connaissent bien et qu’une relation de confiance s’est établie, un contrat de longue durée peut procurer une certaine paix d’esprit au producteur-intégré tout en lui permettant d’améliorer la prévisibilité de ses finances. Mais il faut garder en tête que les circonstances peuvent évoluer et qu’un contrat peut se révéler désavantageux au fil du temps (ex. : augmentation des taux d’intérêt, du coût de la main-d’œuvre).

RENÉGOCIATION
En principe, une partie ne peut exiger de revoir le contenu du contrat pendant qu’il est en vigueur, sauf si cette possibilité est expressément prévue au contrat. Si le contrat est à long terme, les parties voudront peut-être prévoir une clause de renégociation pour certains éléments importants au contrat (ex. : produits visés, prix) si certains événements surviennent durant cette période (ex. : hausse substantielle du prix des intrants, abolition d’un programme). Une clause de renégociation devrait toutefois être rédigée avec le plus grand soin. Elle devrait notamment préciser clairement les conditions d’ouverture de la renégociation, le sort du contrat pendant la renégociation, de même que ce qui se passe si les parties ne parviennent pas à s’entendre sur les nouvelles conditions à l’issue des négociations. Les clauses à renégocier peuvent être jointes en annexe au contrat.

RENOUVELLEMENT
En principe, le contrat prend fin à sa date d’expiration sans que les parties n’aient à faire quoi que ce soit. Si elles souhaitent poursuivre la relation, elles peuvent tout simplement prendre le contrat qu’elles ont signé comme base de négociation et discuter des modifications qu’elles souhaitent apporter à certaines clauses. Si la négociation réussit, le contrat est renouvelé suivant les modalités convenues.
 
Il est aussi possible de prévoir dans le contrat un mécanisme permettant de le renouveler au-delà de la durée initialement prévue.

Deux grandes possibilités s’offrent aux parties :
1) le renouvellement automatique;
2) l’option de renouvellement.
 
1) RENOUVELLEMENT AUTOMATIQUE
Le contrat peut inclure une clause de renouvellement automatique à son expiration. Dans ce cas, le renouvellement prend effet sans que les parties n’aient à poser aucun geste. Lorsque c’est le cas, il faut que soient précisés au contrat les modalités et le délai requis lorsqu’une des parties souhaite s’opposer au renouvellement (ex. : avis écrit au plus tard trois mois avant l’expiration du contrat ou entre le 1er janvier et le 31 mars). Si aucune des parties n’envoie un avis d’opposition dans le délai indiqué, le contrat est automatiquement renouvelé à son échéance, et ce, pour la durée convenue par celles-ci.

2) OPTION DE RENOUVELLEMENT
Le contrat peut inclure une option de renouvellement donnant la possibi­lité à l’une ou l’autre des parties ou aux deux de reconduire le contrat à son expiration. À la différence du renouvellement automatique, les parties doivent poser un geste pour indiquer leur volonté d’utiliser l’option de renouvellement prévue au contrat.

ATTENTION
La clause d’option de renouvellement constitue généralement un avantage pour la partie qui peut s’en prévaloir et une contrainte pour la partie qui l’a concédée. En effet, la partie qui a proposé l’option de renouvellement se trouve à être liée par l’offre qu’elle a faite à l’autre partie, mais sans savoir si celle-ci va s’en prévaloir le moment venu.

La partie qui veut se prévaloir du renouvellement doit généralement le faire à l’intérieur d’un délai indiqué au contrat (ex. : entre le troisième et le sixième mois avant la fin du contrat) et aviser l’autre partie par écrit. Le délai et les autres conditions prévues au contrat devront être respectés. Le renouvellement du contrat se fait généralement aux mêmes conditions que le contrat initial. Les parties peuvent toutefois prévoir que la durée du renouvellement sera différente. Elles peuvent aussi convenir des ajustements qui devront être appliqués, s’il y a lieu (ex. : pourcentage d’indexation). Toutefois, pour être considérée comme une véritable offre de renouvellement, la clause devra contenir tous les éléments essentiels du nouveau contrat et ne pas prêter à négociation entre les parties.

Dans tous les cas, la clause de renouvellement devrait être la plus complète et la plus précise possible afin d’éviter les ambiguïtés et les litiges.

ATTENTION
Lorsque des garanties ont été données dans le contrat initial, nous vous conseillons de bien relire les clauses pertinentes avant de renouveler le contrat afin de vous assurer qu’elles peuvent être reconduites aux mêmes termes et conditions.

ATTENTION
La décision d’inclure une clause de renouvellement ne doit pas être prise à la légère. En effet, un renouvellement signifie que les parties devront continuer à respecter les droits et obligations prévus au contrat, et ce, pour toute la durée convenue. Or, les conséquences d’un renouvellement peuvent être importantes (ex. : évolution des coûts de production).


Selon votre situation, voici des exemples de clauses que vous pouvez ajuster à votre réalité

CLAUSES ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE DU CONTRAT

  • Le contrat entre en vigueur à compter [ex. : date précise ou date de la signature].
  • Le contrat [ex. : est d’une durée ou est valide pour] [ex. : nombre de semaines, mois ou années, nombre de cycles de production ou de culture] à compter de son entrée en vigueur.

CLAUSE RENOUVELLEMENT AUTOMATIQUE 

  • Le contrat se renouvelle automatiquement à compter du [date précise] pour une durée supplémentaire de [durée], aux mêmes conditions que celles indiquées dans le présent contrat, à moins que l’une des parties ne transmette à l’autre partie, entre le [ex. : 1er janvier et le 31 mars de l’année concernée], un avis indiquant son intention de ne pas renouveler le contrat. L’avis écrit doit être transmis par courrier recommandé avec preuve de réception.

CLAUSES OPTION DE RENOUVELLEMENT 

  • [Le producteur-intégré ou producteur-intégrateur ou chacune des parties] bénéficie d’une option de renouvellement du contrat.
  • Pour pouvoir bénéficier de l’option de renouvellement, la partie qui s’en prévaut doit, en date de l’exercice de l’option, s’être acquittée des obligations prévues au présent contrat à la satisfaction de l’autre partie.
  • La partie qui se prévaut de l’option de renouvellement doit transmettre à l’autre partie un avis d’exercice de cette option [ex. : au plus tôt [x] mois et au plus tard [x] mois avant la fin du contrat ou intervalle de dates]. L’avis écrit doit être transmis par courrier recommandé avec preuve de réception.
  • Le contrat est renouvelé pour une durée de [ex. : nombre de semaines, mois ou années, nombre de cycles de production ou de culture]. Sauf en ce qui concerne la durée, le contrat est renouvelé aux mêmes conditions que celles indiquées dans le présent contrat. Ce dernier ne peut être renouvelé qu’une seule fois.
  • À défaut de respecter les conditions préalables ci-dessus prescrites, l’option de renouvellement devient caduque et ne peut être valablement exercée.